Ferramentas de colaboração: descubra como aumentar a produtividade da equipe

abr 20, 2021Tecnologia, Últimos Conteúdos0 Comentários

Se você acompanha as tendências de tecnologia sabe que as ferramentas de colaboração não são um assunto tão novo, entretanto, hoje, elas são ainda mais importantes do que há dois anos.

Afinal, ainda estamos enfrentando um período de incertezas e muitas empresas flexibilizaram o modelo de trabalho, em que diversos funcionários passaram a exercer suas funções no home office. Nós, por exemplo, temos alguns colaboradores trabalhando de casa.

Mas, as ferramentas de colaboração vão muito além do que atender um período findável. Elas são essenciais para otimizar o trabalho dentro da própria empresa, proporcionar um ambiente único de comunicação para todos e reduzir as falhas de comunicação na organização.

Para que você entenda mais vantagens das ferramentas de colaboração, produzimos este conteúdo, continue lendo!

O que são ferramentas de colaboração?

Por mais que esse seja um assunto conhecido por algumas pessoas, é sempre importante explicar.

As ferramentas de colaboração são softwares que fazem uso das tecnologias de computação em nuvem, possibilitando uma comunicação mais efetiva entre a equipe, por meio de recursos de videoconferência, telefonia, chats e repositórios de arquivos, de forma integrada.

O principal objetivo das ferramentas de colaboração é disponibilizar um ambiente integrado de trabalho, que utiliza todos esses recursos, para melhorar a comunicação entre a equipe e tornar as atividades mais assertivas.

Outra grande vantagem das ferramentas, se assim for de sua preferência, é integrar no ambiente de colaboração os fornecedores da empresa.

Confira nos próximos tópicos os principais motivos para investir em ferramentas de colaboração.

Todos conseguem participar de todas as etapas de um projeto

Uma das grandes vantagens das ferramentas de colaboração é que todos conseguem participar de todas as etapas de um projeto, independentemente do local de onde estiverem ou do tamanho da empresa, basta ter uma conexão com a internet.

Além disso, é possível compartilhar arquivos e informações necessárias para a realização de determinadas tarefas, sem precisar utilizar mais de um canal de comunicação, como e-mail, mensagens ou telefone. Ou seja, você tem todos os arquivos e informações necessárias disponíveis em ambiente compartilhado pelo grupo de trabalho.

Outro ponto importante é que todos os envolvidos no projeto têm acesso livre para:

  • Trabalharem simultaneamente;
  • Interagir nos grupos de trabalho utilizando qualquer tipo de dispositivos ou plataformas, android, iOS, Windows, notebook, desktops, tablets, smartphones. Realizar alterações em dispositivos diferentes, independentemente do dispositivo que estiverem utilizando;
  • Compartilhar opiniões e ideias para melhorias.

Home office

Lá no início nós falamos sobre o home office. As ferramentas de colaboração são primordiais para empresas que flexibilizaram o modelo de trabalho. Assim, todos os colaboradores, desde a mais alta diretoria, ao setor operacional, possuem um canal direto de comunicação otimizado, em que as informações ficam salvas para pesquisas futuras.

Conexão em todo lugar

Vez ou outra é preciso viajar a negócios, o que gera diversos custos para a empresa: tempo na estrada, passagem, hospedagem, alimentação… com as ferramentas de colaboração é possível otimizar todos esses custos.

Isso acontece por meio de videoconferências, dessa forma, tudo o que seria discutido em uma reunião de 2 horas presencialmente, mas que tomaria um tempo muito maior contanto deslocamento, pode ser resolvido com apenas 2 horas virtualmente.

As ferramentas estão cada vez mais modernas, estáveis e com qualidade excelente de som e imagem, além de possibilitar o compartilhamento de tela, arquivos, gravação das reuniões, chat simultâneo, configuração do plano de fundo e diversas outras opções.

E isso não vale apenas para situações que envolvem o trabalho em equipe entre os colaboradores, mas também, contato com clientes, fornecedores e prospectos.

Melhoria na comunicação interna com ferramentas de colaboração

Não é incomum ouvir de equipes que a comunicação na empresa não funciona ou que é pouco efetiva. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como falta de informações, conversas perdidas, reuniões que não envolveram todos, mas que demandaram o trabalho de outra equipe, enfim, a lista é enorme.

Quando se conta com uma ferramenta de colaboração, consequentemente, a comunicação entre todos melhora. Ela permite que as diferentes equipes e os diferentes setores consigam entrar em contato quando for preciso, de onde for necessário.

Crescimento da produtividade

Como você viu, empresas que contam com ferramentas de colaboração conseguem envolver todos os funcionários no mesmo projeto, sem precisar demandar tempo para explicar várias vezes a mesma coisa, para diferentes pessoas

Dessa forma, esse movimento resulta em uma crescente na produtividade geral da empresa, o que também contempla:

  • Mais eficiência no gerenciamento de projetos;
  • Visão ampla sobre a coordenação das equipes;
  • Gerenciamento mais assertivo das informações dos usuários, otimizando e facilitando o atendimento aos clientes.

Informações seguras e armazenadas em nuvem

Um assunto que sempre abordamos aqui é a segurança de dados. Você já sabe que eles são essenciais para a sua empresa e que sem eles, dificilmente há um funcionamento correto da organização.

As ferramentas de colaboração também são excelentes nesse ponto. Já que os dados ficam armazenados em nuvem, tornando-os protegidos e fáceis de acessar. Assim, você fica livre de preocupações e pode trabalhar sem medo de ter os dados invadidos.

Ferramentas de colaboração: backups automáticos

Outro fator importante quando falamos em armazenamento de dados é a frequência de backups. Normalmente, as ferramentas de colaboração realizam os backups automaticamente, em diversos servidores.

Além de ajudar na proteção ainda mais efetiva dos dados, otimiza o trabalho da sua equipe interna de TI, que não precisa se preocupar em realizar sempre o backup de arquivos de todos os funcionários.

Níveis de acesso

Você define quem tem acesso as informações da empresa e pode adicionar ou tirar usuários sempre que for necessário, tornando as operações mais seguras.

Colaboração cognitiva

Tudo o que falamos até agora envolve melhorar os processos de comunicação, facilitar as rotinas nas empresas e otimizar o tempo. Mas, por trás desses processos, está a interação humana.

Pensando dessa forma, a colaboração cognitiva é um adicional para as ferramentas de colaboração. Ela é uma solução que conecta fluxos de trabalho inteligentes e ambientes de trabalho para criar uma plataforma maior para uma melhor interação e engajamento humano.

Para isso, ela baseia-se na tecnologia, mas seus principais benefícios envolvem: simplificar experiências, aprimorar o engajamento humano e os resultados do negócio, melhorando as interações com os seus clientes e desenvolvendo equipes de alto desempenho.

Para que isso seja feito, a colaboração cognitiva envolve:

  • Insights de pessoas com informações detalhadas de perfil em reuniões;
  • Assistentes virtuais inteligentes;
  • Reconhecimento facial;
  • Processamento de linguagem natural e interfaces conversacionais;
  • Detecção e supressão de ruído;
  • Compartilhamento dinâmico de documentos.

Assim, o tempo é ainda melhor aproveitado, já que é possível ir direto ao ponto em reuniões com a equipe ou com clientes. Com a colaboração cognitiva é possível explorar fontes de dados em toda a empresa, apresentando as informações necessárias em um local simples e intuitivo.

A disponibilização desses recursos ocorre da seguinte forma:

Fonte: Cisco, E-book Colaboração Cognitiva.

Hora de procurar a melhor ferramenta para a sua empresa!

Hoje você pode aprender um pouco mais sobre ferramentas de colaboração e como elas são importantes para as empresas que pensam estrategicamente, já que otimizam o tempo da equipe e ajudam a aumentar a produtividade.

Além disso, são maneiras de tornar o trabalho mais ágil e integrado. Porque todos os colaboradores envolvidos no projeto podem atuar simultaneamente sobre o que está sendo desenvolvido e dispõe de um canal de comunicação que integra todos os participantes do projeto ou as equipes de trabalho da empresa.

Nós também apresentamos uma nova forma de colaboração: a colaboração cognitiva, que também tem como primórdio tornar o trabalho mais ágil, mas, principalmente, mais humano.

Agora, o seu trabalho é procurar a ferramenta que melhor pode atender as necessidades da sua empresa e equipes e integrar o trabalho em um ambiente unificado, em que todos tenham acesso e possam trabalhar da melhor forma possível.

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